Quels outils pour un.e assistant.e administratif.ve ?
Vous voulez être assistant(e) administratif(ve) ? Sachez que ce n'est pas un métier de tout repos. Comme prérequis, vous serez amené à maîtriser un certain nombre d’outils. En voici quelques uns pour gérer votre quotidien de freelance assistant(e). Il en existe bien évidemment d’autres.
1. Zoom ou Kmeet
Zoom est un logiciel de visioconférence qui permet de faire des réunions à distance. De plus, il autorise les partages d’écran. Il propose également d’autres fonctionnalités pratiques. Vous pourrez par exemple partager des messages, des documents, des images, des vidéos et autres types de données avec les participants d'un groupe de discussion. Essentiel pour les RDV clients / prospects à distance et pour le suivi des missions.
Pour une solution écoresponsable, je conseille d'utiliser Kmeet de Infomaniak. C'est gratuit peu importe le nombre d'invités. Il y a le partage d'écran, salle d'attente si nécessaire, chat et ne nécessite pas d'avoir l'application pour suivre une réunion Kmeet.
2. Calendly
Calendly est le logiciel idéal pour planifier des meetings ou organiser des réunions de manière professionnelle. Il est compatible avec l’ensemble des calendriers et applications Google, Outlook, Office 365, etc. Il permet de gagner un temps fou sur la prise de RDV. Les relances sont envoyées automatiquement et inscrits dans l’agenda des participants.
Depuis 2022 il est également possible de créer des sondages réunions (plus besoin d’utiliser Doodle en supplément). Vous proposez aux destinataires de choisir entre plusieurs dates. Un gros avantage que j’apprécie vraiment c’est que le logiciel réserve les horaires inscrits dans le sondage dans votre agenda numérique en temporaire. Donc impossible de faire doublon avec un autre évènement.
3. « NOTION » projet client
Bien plus qu’un logiciel de gestion de projet, NOTION se présente comme un véritable espace de travail en ligne. Ses fonctionnalités réunissent toutes vos notes et autres tâches sur un seul et même espace. Par ailleurs, si vous voulez faire la gestion de vos documents, de vos projets ou encore le suivi de vos tâches et vos bases de données relationnelles, c’est le logiciel qu’il vous faut.
En tant qu’assistant(e) administratif(ve), cet outil vous permet de gérer les missions clients (et même de travailler en commun sur un projet) et même de comptabiliser vos heures. À l’instar de Google Docs, ce programme dispose aussi d’un système de communication d'équipe. Vous pourrez profiter pleinement de son tableau de bord et de toutes ses fonctionnalités. Le logiciel est gratuit mais pour aller plus loin il coûte 48 € par an seulement.
Et si vous avez la phobie de la page blanche, je vous propose mon propre tableau de bord Notion clé en main pour seulement 49.90 €.
4. Axonaut ou Evoliz espace facturation
(ou Henrri - Dougs)
Axonaut est un logiciel de facturation. Il fournit une variété d'outils pouvant vous aider à rationaliser le processus de prospection et favoriser la croissance de votre chiffre d’affaires en ligne. Et tout cela se fait sur une seule et même interface. Très pratique, non ?
Evoliz propose les mêmes fonctionnalités. Il s’agit d’un outil de gestion et de comptabilité. Dès que vous vous connectez sur ce logiciel, vous obtenez un aperçu global de votre activité. Par ailleurs, avec ce programme, vous pouvez aussi avoir un aperçu rapide et faire le suivi de votre chiffre d’affaires. Vous pourrez identifier les factures de retard de paiement, les devis en attente, etc.
Les deux logiciels proposent également le paiement en ligne de vos factures ! Un bel avantage pour gagner du temps et éviter les retards de paiement.
Pour ceux et celles qui ont besoin uniquement d'un outil de facturation gratuit et sans CRM, je vous conseille ces deux outils :
Henrri l'incontournable qui est super simple d'utilisation et qui existe maintenant depuis quelques années. Et dont je parle dans un article de blog : clique ici.
Dougs est une plateforme d'expertise comptable (que j'adore) et qui ont sorti en 2022 leur système de facturation gratuit à vie.
5. Google drive, One drive, Dropbox selon le client OU KDrive
Google Drive, One drive et Dropbox proposent des services de stockage et de partage de fichiers. Avec ces logiciels, vous n’aurez pas à faire des impressions de dossiers à rallonge. De plus, si votre ordinateur plante, vous êtes assuré de ne rien perdre puisque vos documents sont parfaitement sauvegardés dans ces programmes.
Pour une solution écoresponsable, je conseille d'utiliser KDrive de Infomaniak. Tout l'espace dont vous avez besoin, un écosystème collaboratif et qui est sécurisé. Et à l'image de votre société.
6. Wetransfer - Filemail - Smash (OU Swisstransfer et FileVert)
WeTransfer est sans doute l'un des services les plus populaires dans l'envoi ou le partage de fichiers volumineux sur Internet. Le seul inconvénient, c'est que les fichiers qui sont ajoutés ne sont récupérables que pour 7 jours. Passé ce délai, ils seront automatiquement supprimés.
Filemail est un logiciel d'envoi de fichiers que vous pouvez utiliser pour partager des documents volumineux en toute sécurité (à la différence de wetransfer vous pouvez joindre des dossiers). Très pratique et facile à utiliser, vous pouvez l’intégrer directement dans le site Web de votre entreprise. Ainsi, lorsqu'un client envoie un fichier volumineux, votre entreprise recevra directement le fichier sur son site internet sans passer par le logiciel.
Smash vous permet également d’envoyer des dossiers comme Filemail mais cette fois vous avez la possibilité de récupérer l’adresse mail. Son avantage c’est qu’il est français et a un meilleur impact écologique.
Pour une solution écoresponsable, je conseille également d'utiliser FileVert.
Envoi de fichiers ET de dossiers gratuitement.
Pour une solution écoresponsable, je conseille d'utiliser Swisstransfer de Infomaniak. Envoi de fichiers volumineux jusqu'à 30 jours de validité et une possibilité de mettre un mot de passe. Tout ça gratuitement.
Le petit mot de la fin
Pour travailler en tant qu’assistant(e) administratif(ve) à distance il est important de maitriser un certain nombre d’outils. Il me parait essentiel de pouvoir communiquer à distance (ne pas perdre le contact avec le client), prendre rendez-vous facilement et rapidement, avoir un système de suivi de trésorerie et de chiffre d’affaires pour gérer sa boite et le lien avec la clientèle. Le transfert de fichiers et les outils de stockages sont flexibles, c’est à vous de vous adapter au client.