7 étapes à suivre pour bien classer vos documents
Un tas de papier qui traîne sur coin du bureau, des mois de courriers archivés de manière aléatoire dans un tiroir ou encore des documents qui envahissent l’écran d’accueil de votre ordinateur…
Vous avez visiblement besoin de faire du rangement ! Mais vous ne savez peut-être pas vraiment comment vous y prendre pour le classement ou l’archivage de vos nombreux documents.
Pour agir efficacement je vous conseille de bien suivre les 7 étapes qui vont suivre.
1 - Définissez un objectif
Commencez par vous poser cette question : qu’est-ce qui vous pousse à vous lancer dans cette tâche de grande ampleur ?
Un objectif clair vous permettra d’agir efficacement et d’être pleinement motivé pour faire face à la mission qui vous attend !
Vous en avez peut-être assez de passer des heures à chercher certains documents. Dans ce cas, votre objectif est de gagner du temps au quotidien.
Votre objectif peut aussi être de libérer de la place chez vous ou dans votre espace travail en vous débarrassant du maximum de papier.
2 - Quantifiez et planifiez le travail
Avant de passer à l’action, un minimum de préparation s’impose pour que votre motivation ne vole pas en éclat au bout de quelques heures. Estimez le temps qui va être nécessaire pour réaliser un travail de classement en profondeur.
Vous pouvez par exemple compter le nombre de classeurs à trier et le volume de fichiers sur votre ordinateur. Faites un bilan complet pour avoir une vue d’ensemble. Vous pourrez ensuite planifier le travail en le répartissant sur plusieurs créneaux par exemple.
3 - Choisissez le bon format
Vous avez la possibilité de conserver vos documents au format numérique, au format papier ou les deux. Pour en savoir plus sur le rangement numérique consultez l'article organiser son bureau de PC et ses dossiers.
Fixez-vous des règles claires avant de commencer le travail de classement afin de ne pas vous reposer régulièrement la question.
Par exemple, si vous avez souvent besoin de documents pour des rendez-vous client, numérisez-les et rangez-les dans des répertoires précis. Vous les aurez ainsi rapidement sous la main en cas de besoin. En parallèle, vous pouvez garder les originaux imprimés dans un classeur.
Certains documents ne vous sont sûrement pas utiles au quotidien et sont à conserver pour des raisons légales. Dans ce cas, un format papier bien rangé peut être suffisant.
4 - Réalisez votre plan de rangement
Si vous avez suivi les étapes une à une jusqu’à maintenant, vous avez normalement une vue d’ensemble de vos documents à ranger.
Vous pouvez maintenant réaliser un plan de rangement, à la fois pour les documents papiers et pour les documents numérisés.
Pour vous donner des idées, voici quelques exemples de règles de rangement que j’utilise.
Un dossier « maison » avec des sous-thème comme assurance, banque, impôt et bien d’autres.
Un dossier « papiers entreprise » avec des sous-thèmes comme comptabilité, factures, documents administratifs.
Vous pouvez appliquer les mêmes règles de rangement pour les documents que vous conservés au format numérique en créant différents dossiers et sous-dossiers.
5 - Prévoyez le matériel et les outils nécessaires
On y est presque !
Avant de vous lancer dans votre mission, vérifiez que vous avez tout le matériel nécessaire. Par exemple, un classeur pour chaque dossier et des intercalaires pour chaque sous-thème. Des dossiers suspendus peuvent aussi être utiles pour les documents qui doivent être accessibles rapidement. Vous pouvez aussi avoir besoin de cartons si vous archivez des documents par année.
N’oubliez pas également d’être prévoyant pour vos données digitales. Pour éviter les sueurs froides en cas de panne de votre ordinateur , vous pouvez opter pour un disque dur externe ou un abonnement à un service de stockage dans le cloud (Onedrive, Google drive) pour converser une copie de vos documents les plus importants.
6 - Passez à l'action
Ça y est, c’est le moment de ranger, numériser, renommer ou encore perforer !
Les étapes précédentes vous ont fait prendre conscience que la mission est trop chronophage ? Dans ce cas, n’hésitez pas à me contacter pour que je puisse voir comment vous aider.
Une fois que le travail de classement est terminé, n’oubliez pas la touche finale pour bien vous y retrouver : réalisez des index ou des sommaires pour chaque dossier.
L’arborescence est déjà visible sur les dossiers de votre ordinateur mais voici une petite astuce pour classer les documents par ordre de priorité d’utilisation : rajouter devant le nom de chaque document des numéros : 01, 02, 03 etc.
7 - Créez une routine et un mode opératoire
Vous êtes arrivé au bout ? Bravo pour votre persévérance.
Mais il reste une dernière étape : instaurez une routine pour éviter d’avoir le sentiment de revenir en arrière dès les prochaines semaines.
Vous pouvez par exemple désormais consacrer 5 minutes par jour au rangement ou 30 minutes par semaine.
Vous pouvez aussi adopter quelques bons réflexes. Par exemple, rangez et numérisez systématiquement une facture d’achat, classez les documents clients au fur et à mesure etc.
Le petit mot de la fin
J’espère que ces 7 étapes vous aideront à passer à l’action pour bien classer vos documents ! C’est un travail important pour gagner du temps au quotidien et être plus productif.