Pourquoi faire appel à un.e assistant.e de formation ?
L’assistant.e de formation est le bras droit d’un organisme de formation. De la rédaction de documents, à la mise en place de formations en ligne jusqu’au suivi des dossiers clients, son rôle est de faire le lien entre le gérant, le bénéficiaire, le formateur et les financeurs.
Voici quelques raisons de faire appel à un.e assistant.e de formation.
Se consacrer à ses formations
Que l’organisme de formation délègue la rédaction de documents, le suivi des inscriptions, les demandes de financement ou les relations avec le formateur, il gagnera du temps. ⌚
Du temps qu’il pourra utiliser pour créer de nouveaux programmes, développer son entreprise, prospecter ou même se consacrer à l’animation des formations.
Profiter d’une expertise
L’assistant.e de formation, expert.e, a l’habitude de réaliser le suivi des dossiers pour plusieurs organismes de formation en parallèle. Le gérant peut donc profiter de cette expertise et souffler en sachant que toute la gestion administrative est traitée quotidiennement. Pour l’organisme, plus besoin de checker tous les mails d’envoi avant, pendant et après la formation.
Avoir un regard extérieur 💡
L’organisme de formation peut être surpris de cette nouvelle collaboration. Selon l’esprit de créativité et d’initiative de l’assistant.e, ils peuvent faire évoluer ensemble un nouveau programme de formation ou encore mettre en forme une formation habituellement faite en présentiel, sur une plateforme de formation en ligne.
Idéal pour avoir un regard extérieur et prendre du recul sur l’organisation interne à améliorer et les nouveaux outils utilisables pour faciliter l’accompagnement des participants.
Avoir une cohérence de la charte graphique
Être assuré que tous les documents sont conformes, avec les couleurs de la société et le logo mis à jour. Mais aussi d’un pied de page corrigé lorsqu’on change de Siret ou de numéro NDA.
Les documents seront triés et rangés avec une nomination harmonieuse qui facilite les recherches de fichiers numériques par participant et par formateur.
Se faire accompagner dans la démarche QUALIOPI
Depuis 2022, les organismes de formation qui veulent faire financer leurs formations par des OPCO et pour certains par le CPF (mon compte formation), sont obligés d’obtenir la certification qualité Qualiopi. Il faudra préparer un certains nombre de documents, puis passer devant un organisme certifié pendant une journée d’audit. À nouveau 18 mois après l’obtention de la certification lors d’un audit de surveillance. 👍
Cette certification atteste de la qualité du processus mise en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences. Pour faire plus simple, c’est une façon de s’assurer qu’un organisme saura proposer des formations cohérentes et de qualité, que le suivi des documents des participants sera traité correctement, que tout est mis en place par l’organisme pour les personnes en situation de handicap pour qu’elles ****puissent être pris en charge et que toutes les parties prenantes en lien avec l’organisme puissent donner leur avis pour une amélioration continue.
C’est en effet un long travail qui peut être déléguer pour être sûr que le dossier passera lors de l’audit sans non conformités majeures.
Grandir et recruter
Un des grands objectifs d’être épaulé par un.e assistant.e de formation, c’est de pouvoir faire grandir sa boite. La possibilité de travailler en binôme pour créer plus et mieux, développer pour recruter des formateurs au sein de la structure. L’occasion pour le gérant de ne plus former et de se consacrer à la partie management ou business. Ou au contraire de continuer de former sans le stress administratif. 🤹♀️
Le petit mot de la fin
Déléguer certains aspects de son organisme de formation à un.e assitant.e, peut avoir plusieurs avantages si l’on veut développer son entreprise. Ou gagner en confort de vie. Le travail en binôme peut vraiment aider à propulser son business et à améliorer sans cesse son organisation, ses programmes et ses outils. Contactez-moi si vous avez un besoin pour votre organisme de formation.