Comment déléguer ou réorganiser son travail en entreprise en été
Le soleil arrive et l’odeur de la plage commence à se rapprocher au sein de la société ?
Vos salariés ou vous-même avez déjà posé vos jours de congés. Tout le monde va enfin pouvoir souffler, se reposer, partir en vacances en famille. Mais vous ne savez pas par qui et comment l’entreprise va-t-elle être gérée. Même si vous êtes heureux d’aller retrouver la mer ou la montagne, votre esprit reste concentré sur votre entreprise.
L’absence de vos salariés est légitime, votre absence l’est tout autant en tant que dirigeant d’une grande entreprise ou gérant d’une petite société.
Mais comment organiser votre structure et toutes les missions quotidiennes lors de cette période estivale ?
CELLY CLIC vous livre ses quelques conseils pour éviter les mauvaises surprises à la rentrée et partir en voyage en toute confiance.
1 - Valider les congés payés de chaque salarié
Arrivé à la fin de son année d’acquisition, chaque salarié a droit à ses 30 jours ouvrables de congés payés annuels. Sauf écrit contraire de la convention collective que vous aurez inclus, la période légale minimale s’étend du 1er mai au 31 octobre. Le salarié devra poser deux semaines d’affilées et jusqu’à 4 semaines maximum entre ces deux dates. La 5ème et dernière semaine ne doit pas être incluse dans cette période.
Si votre convention collective n’a pas précisé de dates, et après consultation des délégués du personnel et du comité d’entreprise (CE), vous êtes le décisionnaire.
C’est bon, la durée des congés payés est validée !
Comment allez-vous accorder les dates de congés payés à chacun de vos salariés ?
Quels critères rentrent en jeu pour accepter ou non les dates des congés payés ?
Voici quelques critères que vous pourrez ordonner comme vous le souhaitez :
L’ancienneté du salarié.
La présence d’un enfant à charge dans le foyer du salarié.
La situation familiale comprenant les congés payés du conjoint(e) ou les vacances des enfants scolarisés.
La présence d’une personne handicapée ou d’une personne âgée au sein du foyer du salarié.
L’activité éventuelle chez d’autres employeurs.
Exemples
Si vous avez un salarié qui souhaite avoir la période de ses congés payés du 1er au 22 août pour être en vacances avec son enfant qu’il ou elle a en garde partagée, vous serez plus à même de le faire passer en priorité.
Ou, si le salarié présent depuis 6 ans dans la société souhaite la même période de congés que le nouvel embauché depuis 1 an dans le même service, c’est l’ancienneté qui fera la différence. Le salarié le plus ancien est donc prioritaire.
Comment organiser la validation des jours de congés pour chacun ?
Avant les départs, vous avez la possibilité d’anticiper. La méthode utilisée principalement est la méthode dite de roulement. Vous organisez les départs en vacances en établissant un tableau de roulement dans chaque service.
À vous de choisir :
S'il doit y avoir au moins une personne affectée aux services des ressources humaines.
Ou encore si la présence au sein du service client doit toujours être de deux assistantes administratives et commerciales.
Voici les étapes :
Informez vos salariés au minimum 2 mois avant la période estivale du fonctionnement mis en place.
Éditez un tableau Excel partagé que vous transmettez au responsable de chaque service de l’entreprise. Celui-ci devra alors faire remplir le document à toute son équipe de travail. Le but étant que tous les salariés de la société puissent faire part de leurs souhaits.
Utilisez les critères vus précédemment pour prendre votre décision. A vous d’accepter les congés payés de M. Julien qui souhaite partir en vacances en même temps que sa femme ou de votre technicien qui aimerait retrouver son fils au mois de juillet.
Informez par mail ou par lettre d’informations dans chaque service la date des congés payés validée pour tous.
💡 N’oubliez pas que l’on ne peut pas arranger tout le monde 😉 Le principal c’est d’avoir pris le temps de noter les souhaits de chacun et d’évaluer les degrés d’importance au préalable et ce chaque année.
2 - Fermer la société durant la période de congé annuel
Après avoir consulté au préalable, les délégués du personnel et le Comité d'entreprise, vous pouvez choisir de fermer votre société.
Selon l’article L2323-29 du Code du travail, si la fermeture est prévue pour une durée d'au moins 24 jours il vous faudra consulter le Comité d’Entreprise.
Selon l’article L3141-20 du Code du travail si la fermeture est prévue pour une durée inférieure à 24 jours il vous faudra consulter les Délégués du Personnel.
Dans le cas où vous décidiez de fermer votre structure quelques semaines durant la période estivale :
Vos salariés verront leurs dates de congés imposées.
Vous êtes obligé d’annoncer officiellement à tous vos salariés les dates de fermeture au plus tard le 1er mars de l’année en cours.
3 - Embaucher un Contrat à Durée Déterminée (CDD)
Votre salarié est en congés, vous pouvez recruter un CDD dans le cadre d’un remplacement.
Le contrat doit être écrit.
Il doit indiquer le motif de remplacement d’un salarié temporairement absent.
Le salarié remplacé ne doit pas être en grève.
Il doit être remis au salarié dans les deux jours après l’embauche.
Soyez vigilant !
Vous pouvez également embaucher un salarié en CDD sans remplacement particulier mais pour un emploi saisonnier.
Les mentions notées ci-dessus concernent les deux types de CDD sont obligatoires. Si vous oubliez une seule mention, des indemnités pourront vous être réclamées par le salarié (équivalent d’un mois de rémunération).
De plus, vous vous exposez à de réelles sanctions :
3 750 € d’amende
7 500 € d’amende et 6 mois d’emprisonnement en cas de récidive
4 - Embaucher un intérimaire
Vous avez la possibilité d’embaucher un travailleur via agence d’intérim. Vous allez ainsi devoir exprimer le motif de ce remplacement et sa durée à l’agence qui se chargera de vous trouver un candidat correspondant au poste et à la durée de travail.
Vous avez choisi un candidat c’est génial.
Il ne vous reste plus qu’à signer un contrat écrit de mise à disposition avec l’entreprise de travail temporaire (ETT). Et le salarié devra signer un contrat de mission avec l’agence.
Pensez aux frais !
Embaucher en intérim, oui, mais cela a un coût.
Vous payez :
les charges directes liées au salarié (charges sociales, salaire)
la prise en charge des formalités administratifs (rédaction des contrats, des fiches de paie, des attestations Pôle Emploi et des certificats de travail)
la visite médicale
les frais de recrutement
les frais de dossier
L’avantage cependant, c’est que vous n’avez pas à gérer toute la partie des ressources humaines.
5 - Travailler avec une société indépendante
En dernier lieu, vous avez la possibilité de faire appel à une entreprise indépendante qui réalisera une partie ou la totalité de vos tâches. Nous appelons ça l’externalisation
Voir l'article Pourquoi externaliser ?
Le principe est SIMPLE. Vous sous-traitez les missions que vous souhaitez durant la période de votre choix.
Il vous suffit de faire le point avec l’entreprise indépendante sur la liste de tâches à réaliser durant votre absence et de signer ensemble une lettre de mission accompagnée du devis.
RAPIDE & ECONOMIQUE c’est une solution plus moderne qui vous permet d’éviter les charges et indemnités d'un recrutement.
Cela ne vous satisfait pas, pas de panique. Il vous suffit de mettre fin à cette collaboration.
Ce système vous convient, dans ce cas, vous pourrez faire appel à cette même société dans l’année pour 1h ou pour des tâches plus régulières.
Pensez-y !
Durant la période estivale, ces sociétés indépendantes sont PRÉSENTES & FLEXIBLES et peuvent vous soulager.
Peu importe la solution que vous envisagez, pensez à réorganiser le travail en interne !
Voici quelques idées :
RÉPONSE AUTOMATIQUE
Vous pouvez utiliser la fonctionnalité "règles" lorsque vous enregistrez votre réponse automatique dans Outlook. Ce qui vous permettra de rediriger vos mails automatiquement auprès de votre associé, ou, dans un dossier de votre boîte mail.
Vous pouvez également en parallèle demander à vos salariés de créer leur message d’absence sur les moyens de contact mis à leur disposition (téléphone portable, standard ou mail).
Voir l'article Mettre un message d'absence sur Outlook 2019.
RENVOI AUPRÈS D'UN COLLÈGUE / ASSOCIE
Il vous suffira alors de transmettre les coordonnées de la personne à joindre durant la période d’absence légitime. Vous pouvez transmettre l’information par mail avec la réponse automatique (vu dans le 1er point) en indiquant le numéro et le mail du contact ou par téléphone en effectuant un renvoi automatique.
DÉLÉGATION TRANSVERSALE
Vous avez la possibilité de déléguer des tâches à un ou plusieurs collaborateurs ayant des compétences communes. La rentrée sera moins lourde et vos clients recevront leur facture comme prévu.
Exemple : Imprimer et envoyer les factures tous les vendredis.
RÉUNION
Il est important de mettre en place une réunion avant les départs en vacances afin de faire le bilan sur ce qui doit absolument être réalisé pendant cette période, des problèmes qui peuvent avoir lieu ou encore décisions importantes qui peuvent être prises durant votre absence.
Ce que nous retiendrons sur les solutions de réorganisation en entreprise
Le petit mot de la fin
Vous avez toutes les cartes en main pour faire votre choix. Embaucher un CDD, un intérimaire ou un sous-traitant avec quelques conseils d’organisation en interne.
A vous de jouer ! Et vous pourrez partir en vacances l’esprit plus tranquille ! 😊