C’est quoi un.e assistant.e de formation freelance ?
Il y a quelques années, la tendance était aux assistants personnels et aux secrétaires. Aujourd’hui, les assistant.es de formation sont de plus en plus demandées. Mais qu’est-ce qu’une assistante de formation?
C’est une personne qui aide les enseignants, les formateurs et les gérants d’organismes de formation dans leur travail. Elle peut s’occuper de la préparation des cours, de la logistique des formations, du suivi des élèves ou des stagiaires, etc. En général, elle travaille en étroite collaboration avec le gérant de l’organisme de formation pour l’aider sur le suivi administratif, comptable, et logistique des actions de formation.
Les assistant.es de formation sont généralement diplômés d’un Bac +2 minimum en formation professionnelle, en éducation ou en tant qu’assistant.e administratif.ve. Et possèdent de bonnes compétences en communication, en organisation et en gestion du temps.
Je vous liste quelques missions que peut traiter votre assistante de formation freelance.
Rédactions de documents
L’assistant.e peut intervenir au moment de la création des documents de formation distribués directement aux formés.
Exemple : convention, contrat, convocation, programme, règlement intérieur, feuille de présence, livret d’accueil, questionnaires, diplôme
Mais aussi dans la création de documents concernant le descriptif des formations proposées.
Exemple : catalogue de formation, présentation sous forme de diaporama ou de PDF
Suivi des dossiers de financement
L’assistant.e de formation peut gérer toute la partie de demande de financement pour les clients de l’organisme de formation. Elle se renseigne sur le type de financement accessible et réalise la démarche en collaboration avec le bénéficiaire.
Exemple : attestation spécifique à Agefice ou FIF-PL à transmettre avant le début de la formation, envoi de documents pour d’autres OPCO avec le devis, le programme et le contrat et relance des mails au financeur et au bénéficiaire.
Digitalisation d’une formation
Des assistant.es proposent également la digitalisation d’une formation. Mise en place d’une formation existante en présentiel, sous forme numérique (en ligne). Cela est possible à travers différentes plateformes de formation disponibles aujourd’hui.
Exemple : Mise en forme de la formation en digital, aide au choix de la plateforme de formation, création de quizz et d’éléments pédagogiques et ludiques, mise en place d’un plan d’actions pour l’élaboration de vidéos et audios à intégrer dans la formation.
Certification QUALIOPI
Du projet de la certification QUALIOPI en passant par la rédaction des documents (ou modification) jusqu’à la présence du jour de l’audit.
Qualiopi est une certification délivrée par un organisme certificateur accrédité ou autorisé par le Comité français d’accréditation (Cofrac) sur la base du référentiel national qualité.
Son objectif, c’est de s’assurer que les formations réalisées au sein de l’organisme sont qualitatives autant dans le processus administratif que dans l’exécution de celle-ci.
Si vous proposez des actions de formation, des bilans de compétences, des VAE ou des formations par apprentissage, vous pouvez passer la certification Qualiopi.
Elle permet également de pouvoir faire financer son catalogue de formations par des OPCO ou par le CPF pour certains comme le bilan de compétences.
Pour l’obtenir, il faut contacter un organisme certificateur puis réaliser un audit initial (une journée).
Un audit de surveillance pour s’assurer que la qualité est toujours au cœur de votre organisme est mis en place 18 mois après votre audit initial.
Exemple : création ou modification de tous vos documents administratifs concernant vos formations (contrat, convocation, certificat de réalisation…), mise en place d’un plan d’actions pour se préparer au jour J, rangement et tri de tous les documents par critère (voir par indicateur), présence lord de l’audit pour assister le gérant, une fois le Qualiopi passée ajout du logo sur les supports de la société.
Déclaration du BPF (Bilan pédagogique et financier)
Aide à la déclaration du BPF (Bilan pédagogique et financier). Chaque année, les organismes de formation doivent transmettre un bilan pédagogique et financier (BPF) qui retrace leur activité en matière de formation professionnelle au titre du dernier exercice comptable clos. À défaut de transmission, la déclaration d’activité devient caduque. La déclaration se fait en général entre avril et mai.
Exemple : L’assistant.e de formation peut réaliser la déclaration du BPF partiellement ou entièrement pour son client à condition d’avoir toutes les formations de l’année soit le nombre de participants et pour quelle formation et le chiffre d’affaires détaillé.
Le petit mot de la fin
Pour être un.e assistant.e de formation freelance il faut une bonne maitrise des outils informatiques, être autonome, être à l’écoute, avoir une bonne communication, être en capacité d’analyser et de synthétiser, avoir l’esprit d’initiative et être créatif.ve. On peut lui déléguer, la construction d’une formation en ligne, la rédaction de documents ou le passage de la certification Qualiopi sur le court terme ou encore le suivi administratif des dossiers de formation sur le long terme. N’hésitez pas à me contacter si vous souhaitez que je vous accompagne sur l’un de ces points.