7 conseils pour une to do list efficace
Si vous cherchez à améliorer votre productivité et votre efficacité, vous êtes sûrement adepte de la to do list ?
C’est un des premiers outils que j’ai utilisé pour améliorer ma productivité. Il est rapidement devenu indispensable dans le cadre de mon activité.
J’ai amélioré ma to do list au fil du temps pour la rendre la plus efficace possible. Je vous donne dans ce nouvel article quelques conseils tirés de mon expérience personnelle pour réaliser la vôtre.
Conseil n°1 : Notez tout pour libérer votre cerveau
Votre mémoire n’est pas infaillible !
La priorité est de libérer votre cerveau et de ne pas perdre les bonnes idées.
Pour démarrer, choisissez l’outil qui vous convient le mieux. Cela peut être un carnet, un agenda papier ou encore une application smartphone.
Misez sur la simplicité ! Le plus important c’est de toujours l’avoir à proximité pour pouvoir l’utiliser à tout moment et à n’importe quel endroit.
Conseil n°2 : Fixez des objectifs pour éviter la dispersion
Pour éviter la dispersion et commencer à organiser votre to do list, réfléchissez à vos objectifs.
Vous pouvez vous fixer des objectifs annuels, mensuels et/ou hebdomadaires.
Pour vous aider à les déterminer, pensez à la méthode SMART qui est un bon moyen mnémotechnique. Un objectif doit être Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini.
Conseil n°3 : Priorisez pour atteindre vos objectifs
Vous ne pouvez pas tout faire à la fois ! Une fois les objectifs définis, il va falloir classer vos tâches par priorité.
Vous pouvez par exemple sélectionner les 3 choses les plus importantes à faire chaque mois, chaque semaine et chaque jour.
Il existe aussi plusieurs outils pour vous aider dans cette gestion de vos priorités.
La matrice d'Eisenhower comprend deux axes : l’urgence des tâches et l’importance des tâches.
La méthode MOSCOW sert à classer les exigences d’un projet selon leur degré de criticité.
Vous pouvez aussi vous inspirer de la matrice du temps de Stéphane Covey.
Conseil n°4 : Apportez une touche visuelle à votre to do list
Pour être efficace, votre to do list doit être organisée et donner envie d’être lue !
Des étiquettes et des codes couleur bien choisis vous aideront à vous y retrouver parmi la diversité de vos tâches : finance, créativité, missions client, pause ou encore loisirs.
De nombreux outils de prises de note vous permettent d’apporter votre touche visuelle et créative.
Conseil n°5 : Déterminez une échéance précise pour chaque tâche
Pour optimiser votre agenda, il est indispensable de bien quantifier chaque tâche.
C’est plutôt facile pour les tâches dont vous avez l’habitude. Mais il est également important d’estimer le temps à allouer aux tâches dont vous êtes moins familier.
Plus vous allez être précis et plus votre semaine va être productive.
Conseil n°6 : Replanifiez toutes les semaines
Vous aurez parfois des écarts entre ce que vous avez prévu et la réalité, c’est inévitable ! Le plus important est d’être dans une logique d’amélioration continue.
Réalisez votre bilan chaque semaine pour vérifier le temps passé et analysez ce qui pose problème. Vous pouvez par exemple avoir sous-estimé une tâche ou ne pas l’avoir suffisamment détaillé.
Vous pourrez ainsi mettre votre to do list à jour chaque début ou fin de semaine en tirant parti de vos apprentissages.
Conseil n°7 : Validez la fin des tâches
Une tâche validée apporte de la satisfaction et fait du bien au mental.
C’est d’autant plus important qu’une to do list ne s’arrête jamais.
Alors pour garder la motivation, pensez à rayer, barrer ou encore archiver ce que vous avez réalisé !
Conseil bonus : Faites une to don’t list
Pour terminer cet article, je vous livre une dernière astuce. Il s’agit de déjouer les freins à la réalisation de vos objectifs.
Faites la liste des activités que vous devez éviter.
Ce peut être : ne pas jouer sur une application avant le soir, ne pas aller sur Facebook en semaine, naviguer sur internet uniquement à partir de telle heure etc.
C’est un bon moyen pour limiter la procrastination !
Le petit mot de la fin
Pour une bonne to do list, il te faut utiliser une méthode de tri, un outil qui te correspond et te plait et une discipline.