Pourquoi externaliser ?
Définition : Qu’est-ce-que l’externalisation ?
L’externalisation est appelé également l’outsourcing. C’est la délégation totale ou partielle d’une activité de l’entreprise vers un sous-traitant indépendant.
Quelques exemples d'externalisations possibles :
Un artisan agriculteur peut transmettre ses travaux administratifs à une société freelance spécialisée. Il peut ainsi confier la tâche précise de préparation et transmission des documents au comptable ou l’intégralité de la gestion administrative englobant en plus les factures fournisseurs, les relances clients et autres missions qui prennent du temps.
Une Très Petite Entreprise (TPE) de vente de prêt-à-porter n'a pas la possibilité d'embaucher. Mais souhaite déléguer le tri de ses dossiers fournisseurs et la totalité de ses tâches administratives jusqu'à la gestion de ses stocks.
Une grande entreprise dans le secteur du bâtiment peut envisager de laisser à la charge d’un sous-traitant indépendant l’animation à un recrutement jusqu'à la gestion totale du service des ressources humaines ou encore faire le choix de soumettre toute la partie juridique du groupe à un prestataire externalisé.
L’externalisation : une stratégie innovante ?
Selon les enquêtes de l'observatoire CEGOS, 82 % des entreprises pratiquent l'externalisation
Cela peut peut-être surprendre, mais ces études fournies en 2010, montrent que le souhait d’externaliser est plus important dans les grandes entreprises que dans les Petites et Moyennes Entreprises (PME) : 90 % pour les entreprises de +1000 salariés, contre une moyenne de 78 % dans les PME.
La première observation que l’on peut faire c’est que ce sont les entreprises les plus habituées à travailler avec des salariés en interne qui sont les plus inspirés à modifier leur stratégie. Le plus dur pour externaliser une partie de ses services c’est le changement. Car aujourd'hui, les entreprises qui ont déjà externalisées au moins une fois un service ou une mission auprès d’un prestataire externalisé, sont également celles qui souhaitent davantage évoluer avec cette nouvelle stratégie.
Quelles sont les avantages et les limites de l’outsourcing ?
Tous les professionnels (artisans, TPE, PME, grandes entreprises, associations, professions libérales ou auto-entrepreneurs) ont des avantages communs à utiliser l'externalisation
Economie
Le premier avantage c’est L’ECONOMIE. Cette solution de sous-traitance permet aux entreprises de respecter leur budget grâce au système de devis sur mesure (et lettres de mission pour certaines). En comparaison avec une embauche classique, la validation d’un devis avec un indépendant permet de faire des économies sur le coût des charges salariales, sur le financement de la formation d’un salarié, sur les primes ou encore sur le coût des congés payés.
Flexibilité
Le deuxième avantage de faire appel à une société indépendante pour son informatique, sa logistique ou sa gestion administrative, est avant tout la FLEXIBILITÉ. Dés lors qu’un besoin se fait connaître, tout type de structure professionnelle peut avoir recours à une entreprise indépendante. Les prestataires extérieurs travaillent généralement à la carte ou au forfait sur une fréquence semestrielle, mensuelle ou annuelle.
Expertise
Le troisième avantage et pas des moindre, c’est L’EXPERTISE. Comme on dit souvent chacun son métier. Un salarié trop polyvalent n’a pas toujours les bonnes compétences pour réaliser une partie de ses tâches. Si la société choisie de déléguer certains travaux auprès d’une société indépendante spécialisée et experte dans son domaine, ce même salarié pourra donc se consacrer aux tâches référencées à son poste ou à son cœur de métier pour un auto-entrepreneur / artisan.
RÉDUIRE LES COÛTS
AVOIR UNE MEILLEURE FLEXIBILITÉ
TOUT EN GAGNANT EN PERFORMANCE
Ces avantages sont devenus des critères premiers pour tous les professionnels. L’externalisation est la solution qui regroupe ces 3 indices. Si ce nouveau concept fait parler, certains s’interrogent sur les risques.
Comment remédier aux limites de l’externalisation ?
Disponibilité & réactivité
Il est possible de choisir de travailler à distance et sur le lieu d’activité au niveau local pour être accessible et présent toute l’année. Vérifiez que vous avez un interlocuteur principal et joignable par téléphone portable.
Dépendance
Si la société freelance a un minimum de 2 professionnels, alors pas de crainte car votre mission sera toujours réalisée même en cas d’absence légitime de votre interlocuteur principal.
Deuxième cas, si l'entreprise peut réaliser ses tâches entièrement à distance, alors elle pourra agir même en déplacement.
Et en cas d'absence totale du prestataire (maladie), pas d'inquiétude, toutes les informations enregistrées par celui-ci sont mis à dispositions sur une plateforme partagée (ex : dropbox, google drive...).
Perte de l'image & de la confidentialité
L’image de votre société peut se retrouver dans les mains de votre nouveau prestataire. Dans ce cas, prenez le temps de rencontrer la personne avant de signer le devis, de vérifier vos valeurs communes, puis de signer une lettre de mission reprenant toutes les tâches confiées. Enfin, si toutefois vous n’êtes pas satisfait, vous avez la possibilité de mettre fin à tout moment à votre engagement sans contrat.
Le petit mot de la fin
L'externalisation est réalisable pour tous types de professionnels, à tout moment de l’année et à moindre coût. Pensez à comparer vos futurs prestataires car la priorité c’est de trouver la société freelance qui saura faire passer l’image et les valeurs de votre entreprise, qui sera présente en cas de demande express et qui prendra en charge vos missions avec sérieux et professionnalisme pour vous libérer du temps.
Si vous arrivez à déléguer une partie de vos missions, vous retrouverez du temps pour vos projets, pour la création d’un nouveau produit/service ou pour vous consacrer simplement à votre métier.
Il est possible d'externaliser :
- lors d'un arrêt de travail non prémédité de votre salarié à long terme
- lors d'un RTT à remplacer en période plus courte
- lors d'un besoin immédiat de déléguer vos tâches administratives en attendant de pouvoir recruter
Pensez également à l'externalisation durant les vacances de votre société !
Voir l'article Comment déléguer ou réorganiser son travail en entreprise en été ?